노션 워크스페이스 얼마나 많이 만들고 어떻게 활용할까

워크스페이스(Workspace)는 노트의 모음이 아닌 하나의 팀이다

한 블로거는 아래와 같이 워크스페이스(workspace)를 하나의 팀으로 정의했습니다.

노션 워크스페이스란 무엇일까

조금 모호하게 들릴 수 있지만, 노션이 추구하는 워크스페이스의 바람직한 활용 방법에 대해 생각해볼 수 있는 대목이기도합니다.

 

만약 노션이 단순한 노트앱이었다면, 페이지들의 분류와 카테고라이징(categorizing)을 위해 워크스페이스라는 개념 대신 노트나 노트북의 개념을 만들었을지도 모릅니다. 마치 노트 앱들이 사용하는 것처럼요. 하지만 그게 아니라 작업공간을 의미하는 워크스페이스(workspace)로 명명한 것은 이유가 있습니다. 하나의 팀을 워크스페이스 단위로 구성하고 거기에 모여 작업하라는 의미인 것이죠(여기서 하나의 팀은 개인이 될 수도 있고, 크게는 회사 전체가 될 수도 있습니다).

 

즉, 노션의 워크스페이스는 페이지를 여러개 모아둔 폴더의 기능을 한다기보다는, 팀 자체를 정의하고 구분하는 기능에 조금 더 초점을 맞추고 있다고 볼 수 있습니다. 참고로 폴더의 기능은 워크스페이스 안에서 페이지와 서브페이지들을 활용하면 페이지 단위에서도 충분히 구현할 수 있습니다.

 

공식적으로 워크스페이스는 아래와 같은 역할을 합니다.

1. 해당 작업 공간을 공유할 대상을 결정합니다 (보통은 한 회사의 전 구성원이 하나의 워크스페이스를 공유하고, 필요한 경우 각 페이지별로 접근 권한을 설정합니다)
2. 1번 기능의 다른 표현일 수 있지만, 조직을 구분하는 역할을 합니다 (한 CEO가 3개의 회사를 운영한다면 3개의 워크스페이스를 만들고 각 회사를 관리할 수 있겠죠. 그리고 각 회사의 구성원들은 다른 회사의 워크스페이스에 접근할 수 없고요)
3. 한 조직(개인이 될 수도 있음)의 여러가지 노트나 정보를 모두 포함하는 그릇의 역할을 합니다.

 

그럼 구글드라이브의 팀별 공유 폴더와는 무슨 차이점이 있을까요?

 

구글드라이브에서 공유 폴더를 만들고 하나의 팀만 사용할 수 있도록 한다면, 혹은 회사의 전 구성원이 하나의 폴더를 같이 사용한다면, 노션의 워크스페이스와 같지 않을까요? 물론 접근할 수 있는 멤버를 제한할 수 있다는 점, 하나의 공간에 파일들과 정보들이 모을 수 있다는 점에서는 비슷할 수 있지만, 대표적으로 아래와 같은 차이점들이 있습니다.

• 구글드라이브는 노션에 비해 쉽게 복잡해진다
• 노션은 문서 간의 관계를 형성하고 링크를 통해 왔다갔다하기가 훨씬 쉽다
• 문서 형식이나 다른 툴과의 통합, 임베드 등이 훨씬 더 자유롭다

 

더 많은 차이점들이 있지만, 위와 같은 이유로 노션은 단순 노트앱을 넘어서 협업 툴로 기능할 수 있는 확장성을 갖추었다고 할 수 있습니다. 대표적인 협업 툴인 구글 드라이브의 장점들을 취하면서도 단점들까지 보완해 소위 all-in-one workspace가 될 자질을 갖추고 있음을 알 수 있습니다.

 

 

적절한 워크스페이스 개수는 몇 개일까?

물론 사용법에 정답이 있는건 아니지만, 노션의 워크스페이스를 아래와 같이 구글 드라이브의 폴더나 다른 노트앱의 노트북처럼 사용하는 경우가 있습니다.

노션 워크스페이스 예시

 

물론 개인 사용의 경우 워크스페이스를 많이 만들어서 위 그림처럼 폴더로 사용할 수도 있는데요. 하지만 전체 검색이 워크스페이스 범위 내에서만 가능하다는 점, 시간이 지나면서 정보도 분산되어 찾기 힘들어진다는 점 등 갈수록 불편한 점들이 생길거라 권장하지는 않습니다.

 

회사 단위로 넘어가더라도 이런 단점은 비슷하게 적용됩니다. 거기에 회사의 경우 요금도 워크스페이스 단위로 지불해야하니 단점이 더욱 부각됩니다. 일반적으로는 1인 기업부터 스타트업이나 작은 규모의 회사까지는 하나의 워크스페이스로도 회사 전체가 사용하기에 충분하다고 생각합니다.

 

만약 여러분이 지금 여러 개의 워크스페이스를 생성해서 사용 중이라고 해보죠. 이때 각 워크스페이스를 사용하는 구성원이 모두 같다면 아마도 워크스페이스를 취지에 맞지 않게 활용하고 있을 확률이 높습니다. 아래는 제가 생각하는 비효율적인 워크스페이스 활용 예시입니다.

 

• 비효율적 사례 1 - 개인인 경우
  • 워크스페이스 1 - 용돈관리 (워크스페이스 이용자가 본인 1명)
  • 워크스페이스 2 - 스케줄관리 (워크스페이스 이용자가 본인 1명)
• 비효율적 사례 2 - 팀인 경우
  • 워크스페이스 1 - 간편식 브랜드 런칭 프로젝트 (워크스페이스 이용자가 기획팀 전원)
  • 워크스페이스 2 - 수제버거 브랜드 런칭 프로젝트 (워크스페이스 이용자가 기획팀 전원)

 

워크스페이스는 되도록 최소 단위로 유지하는 것이 좋습니다. 그렇지 않으면 구글 드라이브에서 파일을 못 찾아서 여러 폴더를 뒤지고 다니는 본인의 모습을 노션에서도 발견하게 될 것입니다.